Bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism får allt större fokus. Men det finns en aspekt av arbetet som ofta missas.
Sponsrat innehåll från Trapets
Sedan 2017 måste verksamheter som erbjuder redovisnings- och revisionstjänster följa de krav som ställs i penningtvättslagen. En verksamhetsutövare under tillsyn är ålagd att upprätta skriftliga rutiner och riktlinjer kring arbetet mot penningtvätt och finansiering av terrorism.
Under de senaste åren har flera av Länsstyrelsens nedslag handlat om just bristande dokumentation av rutiner och riktlinjer tillsammans med avsaknad av en generell riskbedömning av verksamheten. Revisorsinspektionen har ännu inte utövat tillsyn i samma utsträckning som Länsstyrelsen men kraven på dokumentation är ändå de samma för revisorerna.
”Många bolag missar att på ett utförligt, strukturerat och regelbundet sätt dokumentera sina rutiner och riktlinjer kring deras åtgärder mot finansiell brottslighet”, säger Gunnar Jacobson, Senior Advisor på Trapets, ett bolag som hjälper företag att bekämpa finansiell brottslighet och uppfylla regelkrav. ”Det är en viktig pusselbit som ofta underskattas eller prioriteras ned.”
Detta ska ingå i dina rutiner och riktlinjer
Vad är det då egentligen som krävs för att uppfylla kravet på dokumentation?
Enligt Länsstyrelsen ska de dokumenterade rutinerna och riktlinjerna omfatta:
- Verksamhetens åtgärder för kundkännedom.
- Övervakningen och rapporteringen till Finanspolisen.
- Lagring av handlingar, inkl. behandling av personuppgifter och dataskydd.
- Interna kontroller och uppgifter om vem i verksamheten som ansvarar för regelefterlevnaden.
- Lämplighetsprövning av anställda och uppdragstagare.
- Verksamhetens skydd mot hot, hämnd eller andra fientliga åtgärder.
- Riktlinjer avseende riskbedömning av klienter
Det finns sätt att effektivisera arbetet
Det kan verka som ett tidskrävande arbete att dokumentera samtliga processer och riktlinjer. Men det finns vissa saker man kan göra för att effektivisera arbetet.
”Man kan med fördel använda sig av mallar för att dokumentera sina rutiner och riktlinjer. Det är alltså strukturerade dokument som fylls i av verksamheten och som alla i organisationen ska ha kännedom om. Man kan då vara trygg i att uppfylla kraven på dokumentation, så länge man varit utförlig och noggrann i sina svar”, säger Gunnar Jacobson. ”Vi rekommenderar att man påbörjar arbetet med dokumentation så snabbt som möjligt och inte drar ut på det till sist. Det är ett arbete som behöver prioriteras eftersom vi vet att det är något som Länsstyrelsen tittar noggrant på.”
