Så mycket tid sparar automatisering

KTH-studie: Smartphones och appar ger stora stora effektivitetsvinster.

Niklas Arvidsson

De mest effektiva företagen hanterar en anställds utlägg i tjänsten på i snitt 8 minuter. För de minst effektiva företagen tar det 10 gånger så lång tid, det vill säga 80 minuter. Det visar en studie som forskare vid Kungliga Tekniska Högskolan, KTH, gjort på uppdrag av betalkortsföretaget Eurocard.

Studien har undersökt företagens rutiner för att hantera de anställdas utlägg vid resor och andra utgifter kopplade till tjänsten. Skillnaderna mellan de mest effektiva och de minst effektiva företagen är betydande.

”Studien visar att företag som automatiserar hanteringen av utlägg, särskilt företag som växer kraftigt, potentiellt har mycket pengar att spara”, säger KTH-professorn Niklas Arvidsson, i ett pressmeddelande.

Genomsnittsföretaget behöver 24 minuter för att ett utlägg ska processas hela vägen. Genomsnittsföretaget i undersökningen har 3 750 anställda och kan spara flera miljoner kronor årligen om det tar sig upp till den bästa nivån genom att centralisera och automatisera processerna kring utlägg.

Av studien framgår det tydligt att de företag som låter de anställda sköta utläggshanteringen med hjälp av smartphones och appar når de överlägset största effektivitetsvinsterna. Studien pekar även på att tydliga regler för utlägg under konferenser och resor, i kombination med automatiserade och centraliserade system för utläggshantering, minimera risken för att något går fel.

”Centraliserade processer där företaget äger och har kontroll över utläggshanteringen möjliggör förbättrad kontroll och överensstämmelse med policyregler”, säger Niklas Arvidsson.

Bristande motivation hos anställda och chefer att följa uppsatta rutinerna är dock en faktor som sänker effektiviteten.

“En utmaning kan ligga i att implementera lösningarna fullt ut och att orka hålla fokus hela vägen”, säger Rolf-Sten Andersen, vd för Eurocard.

Fakta ur KTH-rapporten:

  • Genomsnittstiden i ett typföretag för att hantera ett enskilt utlägg är 24 minuter.

  • De effektivaste företagen klarar det på 8 minuter.

  • De minst effektiva företagen behöver 80 minuter på sig.

  • 26 procent av företagen använder smartphone-appar.

  • 23 procent använder mjukvaruprogram.

Fotnot: Undersökningen genomfördes som en enkätundersökning under perioden 21 september – 5 oktober 2017. Totalt deltog 168 svenska, danska, norska och finländska företag av 1 000 tillfrågade.

Martin Hammarström

[email protected]