Det är transaktionerna som får affären att gå runt. Bokstavligen. Däremot så är den strategiska vikten av hur de hanteras ofta förbisedda. Faktum är att daterade system och processer samt den mänskliga faktorn leder till ett signifikant, onödigt och ofta oupptäckt kapitalläckage. Nu kan vi ge ledtråd till hur mycket det kan röra sig om.
Vi på Qvalia analyserade bokföringsdata och 17 miljoner konteringar från 100 nordiska organisationer, privat såväl som offentlig sektor, för att få insikt i en av de vanligaste fallgroparna: missade momsavdrag. Mervärdesskatt är ett av de mer komplexa områdena i ekonomiprocessen, i synnerhet för internationella företag.
Så hur mycket gick förlorat?
I genomsnitt orsakade felhanteringen en förlust på 0,73 euro per transaktion, alltså endast till följd av momsen för varje inköpsfaktura. För att ge perspektiv på siffran: dessa fel utgör knappt hälften av hela kostnaden för organisationens konteringar.
Dessutom visade det sig att den offentliga sektorn hade dubbelt så höga förluster som den privata sektorn. Resultat visar på bristerna i traditionella processer och affärssystem. Det finns fortfarande stor en förbättringspotential.
Att kapitalförluster av den här storleksordningen uppkommer i Norden, där digitaliseringen har kommit som längst, indikerar också hur det kan se ut på andra håll i världen. Sverige och övriga Norden är trots allt i topp när det gäller användning av e-fakturor – en viktig pusselbit för korrekt hantering av bokföringsdata och att minska mängden fel.
Även om vi analyserade kostnaden för missade momsavdrag så finns det fortfarande en rad andra fel som kan uppkomma i transaktionshanteringen. Överbetalningar, dubbelbetalningar, felprissättning med mera riskerar att påverka bokföringen och hamna på nedersta raden. Addera därtill kostnaden att korrigera de fel som ändå upptäcks i den ordinarie hanteringen.
Frågan man bör ställa sig om dessa fel borde uppstå i en digital värld? Och vilka systemfel dina processer kan ge upphov till?
Här har ekonomichefer, redovisningsbyråer och revisorer ett stort ansvar. Få förstår bättre den grundläggande funktionen av strukturerade data. Utan struktur omöjliggörs en långsiktigt hållbar digitalisering. Analoga dataformat och ineffektiva lösningar, från PDF-prislistor och pappersfakturor till lokalt sparade Excel-snurror, motverkar automation, transparens samt ökar risken för kapitalläckage.
Vi tror att det är dags att ta datahanteringen på större allvar. Men börja inte med att leta efter den senaste affärssystemet. Fråga er istället vilken typ av transaktioner du – eller dina kunder – hanterar; hur data inkommer, behandlas och vad resultatet blir. Riskerar kritiska data att gå förlorade på vägen från faktura till affärssystem eller bokföringsprogram? Vilka system är egentligen inblandade? Kan andelen e-fakturor ökas?
Så påbörjas resan med att uppnå automationspotentialen i ekonomiprocesserna – ett förhindrat kapitalläckage kommer på köpet.
Henri Taipale
Vd och grundare av Qvalia
Författaren medverkar som gästkrönikör. Åsikterna i krönikan är hans egna. Qvalia arbetar med att förbättra och automatisera ekonomiprocesser, se även tidigare artikel. Ladda ner rapporten här.
