Den 22 maj antog riksdagen de nya efterlängtade arkiveringsreglerna. En regeluppdatering som rymmer välkomna förenklingar som gör det lättare att driva företag i Sverige. Så är det bara att slänga alla papper nu? Nu är du som redovisningskonsult viktig för att hjälpa Sveriges företagare att tolka och följa det nya regelverket.
I samband med att regeringen utredde frågan om en modernare bokföringslag, gjorde vi på Wolters Kluwer, tillsammans med ytterligare ett antal programleverantörer, en skrivelse till utredaren för att ge vår syn på vilka förenklingar som vi ansåg önskvärda. Med total enighet lyfte vi då fram att kraven på arkivering i pappersform innebär en onödigt stor administrativ börda. Av det skälet framförde vi synpunkten att reglerna skulle ändras och att digital arkivering bör anses fullgod.
Att förenklingen snart träder i kraft är alltså inte bara något vi välkomnar, det är något vi varit med och verkat för. Dagens riksdagsbeslut är mycket glädjande för alla oss som vill kunna nyttja digitala verktyg fullt ut och anser att lagar och myndighetsregler ska underlätta, snarare än försvåra, företagande.
Men mitt i glädjen över förbättringen som klubbats igenom, vill jag lyfta några perspektiv kring hur arkivering bör hanteras. Respekt för lagar och förordningar är alltid nummer ett, men förutom att förhålla sig till lagen krävs förnuft och strategi.
Identifiera strategi för säker digital arkivering
Till att börja med är det viktigt att den digitala arkiveringen är säker och beständig. Det står klart och tydligt att arkiveringen ska ske på ett säkert ställe – och kom ihåg att dokumenten ska gå att återläsa om 6–7 år. Det innebär att du måste ha en programvara, som inte bara fungerar nu, utan också går att starta om ett par år. Det gäller också att vara noggrann med att få med alla sidor av flersidiga dokument vid inskanning.
Viktigt att tänka till kring var och hur man slänger
Räkenskapsmaterial kan innehålla kritisk affärsinformation eller rentav affärshemligheter. Att bara göra sig av med det utan eftertanke kan leda till att materialet hamnar i orätta händer. Det är därför viktigt att ha en plan som säkerställer att slängd dokumentation blir otillgänglig för utomstående.
En del material bör inte slängas
Arkiveringskraven säger fortsatt att räkenskapsinformation ska sparas i sju år, även om det nu går lika bra att arkivera materialet digitalt. Men det förändrar inte faktumet att en del underlag är bra att spara mer än sju år, oavsett format. Främst när det gäller väsentliga avtal, som exempelvis köp av fastighet, överlåtelse eller bolagsförvärv. Material som kan komma att behövas i framtiden – oaktat regelverket – ska med fördel sparas och arkiveras oavsett digitalt eller i pappersformat.
Viktig roll och professionellt stöd
Ett råd är att bevaka kommande vägledning till den nya lagen från BFN (Bokföringsnämnden). Där väntas mer stöd för tolkning av den nya lagen.
När det nya regelverket nu snart ska användas i praktiken har alla ni revisorer och redovisningskonsulter en mycket viktig roll. Hur positiv förändringen än är kommer det bli en del frågetecken inledningsvis, och då gäller det att kliva fram och vara ett professionellt stöd till era kunder.
Mitt råd är att ta vara på de affärsmöjligheter som uppstår i samband med de förenklade reglerna – samtidigt som ni hjälper era kunder att dra nytta av en efterlängtad effektivisering.
Camilla Einarsson, Wolters Kluwer
Åsikterna i artikeln är skribentens egna. Vill du också skriva en gästkrönika i Revisionsvärlden? Mejla oss!