”Byråer vägrar lämna ut filer vid kundbyte”

Jacob Bergemalm

Vissa byråer vill inte lämna ut så kallade sie-filer med data när en kund byter löneleverantör. Det säger Jacob Bergemalm, auktoriserade lönekonsult på Grant Thornton, till tidningen Balans.

”Det finns lönekonsulter, ofta på de större byråerna, som låser in sina kunder och inte vill lämna ut kunddatan. Kunden äger sin data, men byrån äger systemet. Och då hävdar vissa byråer att de inte enkelt kan lämna ut uppgifterna”, säger Jacob Bergemalm.

Att få data i Excel eller som PDF-filer innebär att det kan ta flera timmar, i stället för minuter, att få in uppgifter om kollektivavtal, pensionslösning, tjänstledighet, personnummer och så vidare, till den nya byråns system.

”Den totala kostnaden för en implementation kan hamna på sexsiffriga belopp, där skicket på det överlämnade materialet kan göra stor skillnad. Det finns exempel på byråer som har tagit betalt för en kunds databas, eller till och med fakturerat sin gamla kund för pdf:erna”, säger Jacob Bergemalm till Balans.

Han tror att oviljan att lämna ut sie-filer kan bero på att den tidigare byrån är orolig för att den nya byrån ska upptäcka fel i filerna. Eller så vill man helt enkelt försvåra överlämningen för att man är besviken över att kunden lämnar.

Jacob Bergemalm anser att beteendet strider mot andan i Reko, standarden för redovisnings- och lönetjänster.

Camilla Carlsson på branschorganisationen FAR har varit involverad i att ta fram Reko. Hon uppmanar medlemsbyråerna att lämna ut databaser till kunden, så att kunden kan lämna den vidare till den nya byrån eller konsulten.

“Kunden ska inte heller behöva bli lidande för den manuella tid som den nya byrån måste lägga för överflyttningen av datan, som egentligen skulle kunna gå smidigt i ett digitalt flöde”, säger hon till Balans.

Hon påminner om att skilja på kundens data och byråns eller konsultens egen dokumentation. Konsultens tjänsteanteckningar om uppdraget ska inte lämnas ut till kunden.