Så jobbar du bäst på hemmakontoret

Vi är många som måste jobba – eller väljer att jobba – hemifrån just nu, vilket ställer höga krav på såväl enskilda medarbetare som bolag för att bibehålla effektivitet och arbetsglädje. I den här artikeln delar vi med oss av våra bästa tips för att åstadkomma effektivt distansarbete, vare sig du är anställd eller byråledare. Att jobba eller inte jobba hemifrån är en vattendelare i många organisationer. Vissa ser inga problem alls med det och har redan väl förberedda rutiner för distansarbete, medan andra har desto svårare att ställa om. Enligt vår – och många rutinerade distansarbetares – erfarenhet behövs en bra kombination av tekniska hjälpmedel och utstakade rutiner för att lyckas med effektivt arbete på hemmaplan.

1. Skapa rutiner för dagen

Om du inte är van vid att jobba hemifrån kan det vara en god idé att skapa rutiner som gör en mental skillnad mellan “hemma” och “jobb”.
Börja och avsluta dagen med en promenad – kanske för att lämna och hämta barn på förskolan – för att skapa illusionen av att du går till jobbet. Det kanske kan låta banalt, men ger en möjlighet att ställa om mentalt.
Gör dig också redo för arbetet genom att klä dig i sådana kläder du brukar använda på jobbet. Mjukisbyxor i all ära, men hur ofta är du riktigt effektiv när du är klädd för fredagsmys i soffan?
Sist men inte minst, gör ett tidsschema. Låt inte dagen flyta samman i en enda stor blandning av jobb och hushållssysslor. Var tydlig med när du börjar jobba samt när du slutar och se till att ta regelbundna pauser.
Nu är också läge att skriva tydliga att göra-listor. På hemmaplan finns gott om distraktioner som du slipper när du är på kontoret, men genom att vara tydlig med vilka uppgifter som ska göras varje dag kan du hålla dig borta från både diskmaskinen och Instagram-scrollande.

2. Synka med kollegorna – ofta

Det är av stor vikt både för den enskilda medarbetaren och för organisationen att inte var och en hamnar i sin egen lilla bubbla med sin egen att göra-lista, utan minsta kontakt med sina kollegor. Därför är kommunikation – och hjälpmedel för att möjliggöra sådan – A och O.
Regelbunden kommunikation är viktig, dels för att stämma av så att alla har det bra och dels för att prioritera arbetet och synka varandras att göra-listor. När det vanliga snacket över skrivbordet inte längre är möjligt behövs nya vägar att kommunicera, som chattprogram eller verktyg för videosamtal eller webbinarier.

Vi på Wint använder oss bland annat av Google Hangouts och Slack när vi behöver ställa snabba frågor till varandra via chatt. Hangouts fungerar även bra för gruppsamtal eller videosamtal vid såväl interna som externa möten. Och givetvis är email alltid ett gångbart alternativ för information eller frågor som inte behöver omedelbara svar.
För gemensamma projekt använder vi olika typer av molnbaserade planeringsverktyg för att alltid ha koll på vad som finns på våra kollegors prioriteringslistor. Vissa team planerar sina projekt i Monday, medan andra föredrar Trello. Även Asana är ett populärt verktyg för att hantera projekt och synka sitt arbete.

Samuel Skantz

3. Molnbaserat underlättar samarbete

Överlag upplever vi på Wint att vi i mångt och mycket har molnbaserade lösningar att tacka för att vi kan samarbeta effektivt såväl hemma som på kontoret. Vi använder oss bland annat av Google Drive för att dela och redigera gemensamma dokument och mallar, samt för att spara vissa dokument och filer som alla behöver ha tillgång till.

4. Pusha, uppmuntra och sprid glädje

Att sitta hemma och jobba skulle kunna bli en ganska ensam och deppig historia – speciellt i dessa tider. Därför är det extra viktigt för dig som teamleader eller företagsledare att initiera ett positivt klimat, även digitalt.

Var noga med att pusha varandra i ert arbete. Skicka extra beröm när någon gjort något bra. Uppmuntra varandras framsteg och boka gemensamma fikapauser över video – allt för att skapa glädje och inspiration i teamet. Glädje och gemenskap främjar effektiva samarbeten – vare sig man sitter tillsammans eller på var sitt håll.

Lycka till på hemmakontoret!

Samuel Skantz
Marknadsansvarig Wint

Wint är en redovisningstjänst som utvecklat egen molnbaserad redovisningsmjukvara. Läs mer på wint.se.

Hur klarar din byrå coronakrisen? Diskutera nedan eller mejla mh@revisionsvarlden.se. Vill du också skriva en gästkrönika i Revisionsvärlden? Använd samma e-post.