Kundkännedomen brister hos många byråer

Många redovisnings- och revisionsbyråer är inte säkra på att de följer lagar och regler kring kundkännedom. Ibland kan det bero på att de helt enkelt inte tror penningtvätt är något som deras kunder kan syssla med, och därför blir inte frågan prioriterad. Vad byråerna missar är att de har skyldighet att kunna visa att de kontrollerar kunderna – annars riskerar de böter.

Det är framför allt de mindre och medelstora byråerna som inte löst frågan med kundkännedom, även kallat Know Your Customer (KYC). I värsta fall har de sedan lång tid tillbaka ett Exceldokument på en dator eller nättjänst där de dokumenterat att de ställt frågan till kunden.

Problemet är att det finns en rad regler kring hur företagen måste hantera sin kundkännedom. Det räcker till exempel inte att fråga kunden vid ett enstaka tillfälle, som till exempel när kunden är ny, och sedan låta detta vara nog.

Många skulle behöva ha en lösning som automatiskt påminner dem om när det är dags att återigen ställa frågor till kunderna. Detta saknas ofta idag.

Hög medvetenhet men låg prioritering

När jag tar upp kundkännedom med de företag i branschen som vi jobbar med är det många som är högst medvetna om att detta är något de måste hantera. Företagen känner alltså vanligtvis till reglerna, och inte minst har de hört om de storbanker som fått böter för att de inte följt reglerna om penningtvätt.

Samtidigt är risken för penningtvätt bland deras egna kunder kanske inte något de tänker på varje dag. Många mindre byråer jag träffat har själva uppgett att de inte är säkra på om de följer reglerna eller inte.

Samtidigt ingår redovisnings- och revisionsbyråer bland de kategorier av företag som pekas ut i Penningstvättslagen. De har alltså ett ansvar att följa lagen.

Alltför komplicerat

Redovisnings- och revisionsföretag har normalt sett en strid ström av kunder. Det är därför inte så enkelt att hålla koll på dem alla. Många byråer har helt enkelt dragit slutsatsen att kundkännedom är komplicerat – och hoppas de ska slippa.

Men detta är i själva verket den viktigaste orsaken till att företagen behöver ersätta existerande manuella processer och satsa på automatisering. Idag finns det system på marknaden som är särskilt avsedda för att hantera kundkännedom åt företagen.

Många redovisningsbyråer har länge hållit koll på annan information om sina kunder, till exempel deras kreditvärdighet. För detta köper de ofta en tjänst från de företag som kan leverera detta. Det finns däremot ingen vana att köpa en tjänst för kundkännedom och i många fall vet man inte ens att det existerar sådana tjänster.

Vanligaste felen och största riskerna

Robert Maricic

Det vanligaste problemet är alltså att byrån någon gång har ställt kundkännedomsfrågor men sedan inte ställt frågan igen, som en regelbundet återkommande rutin. Det finns också andra saker som kan gå fel, som att de inte följt GDPR när de ställt frågan och sparat svaret.

Risken för att de faktiskt släppt igenom penningtvätt är däremot liten, även om den förstås förekommer.

Risken för att få böter är inte heller jättestor, men den finns. I och med att pengatvätt är en fråga som uppmärksammats en del de senaste åren så är det nog också troligt att svenska myndigheter kommer bli allt tuffare i fråga om detta.

Är redovisningsbranschen skum?

Ytterst sett handlar det här om både företagets och branschens rykte. Risken finns nämligen att bli utnyttjad av brottslingar.

Som svenska regeringen nyligen påpekade i en rapport om penningtvätt finns det en risk för företag att utnyttjas som en front. Brottslingar vill ofta verka legitima, och vad är då bättre än att använda en väletablerad redovisningsbyrå?

Frågan för branschen är därför: Vill man verkligen riskera att vara den naive revisor som släppte igenom illegala transaktioner utan att ha bett kunden att fylla i kundkännedomsdokumenten?

Robert Maricic, Key Account Manager på Penneo

Åsikterna i artikeln är skribentens egna. Vill du också skriva en gästkrönika i Revisionsvärlden? Mejla oss!

Fakta om Penningtvättslagens krav på redovisningsföretag

Lagen kräver flera saker:

• En process för Know Your Customer (kundkännedom) baserad på due diligence-processerna

• Uppföljning av misstänkta händelser och rapportering till berörda myndigheter om det skulle behövas

• Lagring av information och dokument i fem år

• Implementering av interna rutiner, riktlinjer och kontroller

• Registrering hos Bolagsverket och länsstyrelser