Felaktig revision av mjukvara göder byråer
Mjukvarulicenser från tillverkare som Microsoft, Oracle, SAP, IBM med flera omsätter flera miljarder årligen bara i Sverige. Självklart ska man betala för de licenser man använder. Men bland dessa miljarder gömmer sig också kostnader för licenser som organisationer anskaffar som ett resultat av en felaktig revision. Kostnader som bara gagnar revisorerna själva och deras uppdragsgivare. Det ligger nämligen lika mycket i revisionsbolagens intresse som för licensgivaren att finna brister i licensiering hos organisationerna. Revisorernas ersättning är relaterad till antalet avvikelser man hittar. Ju fler fel som identifieras, desto mer pengar får man. För licensgivarna handlar det också om stora belopp. För en av de största licensgivarna handlar det om 40 procent av deras omsättning!
Och en licensrevision kan handla om miljonbelopp för en enskild organisation. Utöver de direkta kostnader som uppstår genom den egna personalens engagemang vid revisionen, kan de avvikelser som rapporteras tillbaka till uppdragsgivaren resultera i såväl straffavgifter, inköpskostnader som arvode till revisionsbyrån.
Revisioner genomförs av revisionsbyråer som KPMG, Deloitte med flera på uppdrag av någon av mjukvarutillverkarna. Det som vanligen händer när en revision påvisat en felaktig licensiering är att mjukvarubolagen gärna förhandlar med organisationen. Men inte för att de ska få rätt licenser, utan för att sälja licenser till de lösningar som säljorganisationen för närvarande mäts på. Incitamentet är då att man avskriver en hög andel av kostnaden för de licenser man ”borde köpt” mot att man köper ”andra licenser”. Inte sällan handlar det då om olika molnlösningar och till belopp som ligger långt under den ursprungliga notan.
Som organisation är det förstås en morot att då betala den lägre kostnaden. Även om organisationens strategi inte inkluderar användning av molnlösningar i nuläget. Lönsamt för leverantörerna, men knepigt för företagen som dels fortfarande är fellicensierade dels tvingas betala en hög kostnad för något man inte har användning för just nu.
Ira Kolehmainen
Okunskapen hos revisorerna kring hur licensreglerna faktiskt fungerar är egentligen inte så konstig. Dels är revisorerna i regel generalister och inte experter på hur IT-miljön hos kunderna fungerar i praktiken. Likaså är regelverken kring licenser ofta snårigt uppbyggda. Ibland handlar problemen om tolkningar av licensparagrafer, snarare än explicita formuleringar. Mjukvaruföretagen kan också med kort varsel ändra licensreglerna, vilket inte förenklar situationen.
Kunskapen hos organisationerna är också vanligen begränsad. I företagens ledningsgrupper finns ofta en tyst förväntan om att IT- eller inköpsavdelningen har koll på licenserna. Men verkligheten är att programvarulicensiering och avtalshantering ofta förbises när det gäller programvarors livscykel.
Men okunskapen gäller även mjukvaruföretagen själva, som vid revisioner därför helt förlitar sig på vad de anlitade revisorerna kommit fram till ska gälla i de enskilda fallen. Trots att dessa är felaktiga och baserade på egna tolkningar.
De krångliga licensreglerna gagnar självklart mjukvarubolagen, som kan göra redan svarta resultatsiffror än svartare. Också revisionsbolagen, som trots bristande kunskaper kring licensfrågorna, kan skapa goda intäkter. Och förstås, företag som vi själva, som vill och kan vara en ”vän i viken” och skapa en balans i diskussionerna kring mjukvarurevisionerna genom att företräda företagen gentemot både mjukvarutillverkarna och revisorerna. Så vi är många som har en del i denna problematik som skapar oro hos många organisationer.
Men oron för att drabbas av höga (obudgeterade) licenskostnader på grund av en revision, kan elimineras. Alla parter skulle helt enkelt vinna på att uppnå en tydlighet och transparens i regler och avtal. Här har självklart mjukvarubolagen en stor uppgift att göra regelverket så pass enkelt att förstå att kunderna själva kan hitta rätt nivå i licensieringsdjungeln. Då skulle vi, samtliga involverade parter, gemensamt kunna fokusera på det som är mycket viktigare för organisationerna – att driva utvecklingen av verksamheten framåt för att åstadkomma innovation och tillväxt.
Ordning och reda blir ändå aldrig omodernt. Frågan är bara – kommer oordningen på grund av krångliga licensregler någonsin att bli det?
Ira Kolehmainen, Sverigechef
SoftwareONE AB
