”Digitala kvittolösningar finns och fungerar”

Digitala kvitton diskuterades i veckan vid ett seminarium arrangerat av FAR och Kairos Futures. Bakgrunden till diskussionen är ett samverkansprojekt mellan FAR, Skatteverket, Kairos Future, Visma, SEB, Fortnox och FAR:s medlemmar, PWC, Deloitte, Grant Thornton och KPMG. Projektet har utmynnat i en rapport kallad ”Original och verifikationer i en digital värld”.

Enligt rapporten kan blockkedjan med fördel användas inom fem områden för att säkra information, effektivera arbetet och skapa samhällsnytta – digital kvittohantering, personalliggare, särskild inkomstskatt, fullmakter och företagsuppgifter.

Digital kvittohantering – hur långt har vi kommit och vad säger lagen?

I en panel gällande rättsliga frågor kring kvitton och fakturor fanns Conny Svensson från Skatteverket, Anna Ersson från Bokföringsnämnden och Albin Carlsson från det svenska techbolaget Findity.

Anna Ersson som är handläggare på Bokföringsnämnden och som varit involverad i bolagsverkets projekt för digital inlämning av årsredovisningar, säger att de följer utvecklingen vad gäller digitala kvitton noggrant.

”Men jag brukar säga att lagarna inte är ett problem, den digitala lösningen finns redan och ur ett bokföringsperspektiv fungerar det. Skatteverket har ett kontrollbehov. I bokföringslagen däremot hanteras bara vad ett företag ska göra och ha, och företaget har ofta koll på vad det har köpt och att kvittot stämmer. Det finns också en vägledning i vår bokföring idag som säger att om du samtidigt eller i nära anslutning tar emot både ett papperskvitto och ett digitalt kvitto så får du välja själv vilket av dem som du sparar.”

Conny Svensson som är nationell samordnare på Skatteverket och som bland annat jobbat med frågan kring kassaregister och omgärdande lagstiftning, inledde diskussionen. Han menar att de lagar som införts i samband med införandet av kassaregister och personalliggare i mångt och mycket bygger på kontrollaspekter, men att de samtidigt ska vara lätta att tillämpa.

”Vad gäller kassaregister lider vi fortfarande av att lagarna är utformade efter analoga modeller. De är skrivna för gamla kassasystem. Men jag upplever att diskussionen har gått i rätt riktning över tiden. Vi behöver titta på alla lösningar, inklusive blockchainteknik, för att komma vidare och bort från den fysiska kvittohanteringen. Men framförallt ska det vara användarvänligt och inte kunna fuskas med. Dessutom finns det alltid en kostnadsaspekt kopplat till frågan.”

Albin Carlsson kommer från Findity – ett bolag som i ett gemensamt initiativ med Kivra utvecklar en digital plattform för kvittohantering. De har precis landat ett avtal med ICA Gruppen som står för ungefär en fjärdedel av alla kvitton i Sverige. Det avtalet kommer innebära att ICA:s kunder kommer kunna få sina kvitton digitalt i Kivra, säger Albin.

”Vi tror att en samlingsplats för alla kvitton är vägen framåt. Idag får man kvitton till för många olika appar och mailadresser. Men det har varit mycket att hålla koll på när vi utvecklat detta. Det ska passa konsumenten, det ska fungera med alla myndigheter och det ska passa kassaleverantörerna. Målet är att alla ska ansluta sig till det här, såväl stora som små företag.”

”Genom att Findity utvecklat ett system där vi skickar strukturerad data enligt definierade standarder kan vi till och med hantera återkallelser av sålda produkter via Kivra”, säger Carlsson och konstaterar vidare att det finns enorma möjligheter med till exempel utläggshantering när kvitton blir alltmer digitala.

På frågan om när vi befinner oss i en värld där vi bara har digitala kvitton har samtliga deltagare svårt att svara, men Albin Carlsson gör ett försök.

”Vi vill gärna ersätta alla pappersfakturor med digitala motsvarigheter, men vi inser att det kan vi inte göra. Jag tror det kommer dröja innan det sista kvittot är skrivet, men aktörer som Kivra jobbar hårt för att alla ska med och därmed undvika vad man kallar ett digitalt utanförskap.”