“Det bästa är friheten att kunna jobba var som helst”
Sponsrat innehåll från Fortnox
Marie Jungbeck och Ordning och redovisning nappade direkt när Fortnox skickade en förfrågan om att ta hjälp av en Digital PT. Ett år senare är alla byråns kunder digitala.
– Det bästa är friheten att kunna jobba var som helst, säger Marie.
Ordning och Redovisning ligger i Gustavsberg, Värmdö och består av Marie och ytterligare två konsulter. Företaget startade 2013 och har jobbat med Fortnox sedan dess.
Maries kunder har alltid fått sköta sina egna kundfakturor och betalningen av sina leverantörsfakturor. Men så skickade Fortnox ut en fråga: Vill du ha hjälp av en Digital PT?
– Det lät kul! Jag kontaktade Fortnox och vi hade flera möten. Först berättade de om olika alternativ för att bli mer digital, som var e-faktura och fakturatolkning. Jag bollade med medarbetarna och bestämde att e-faktura inte var för oss – än. Däremot var fakturatolkningen av leverantörsfakturorna väldigt intressant.
Gick smidigare än förväntat
Fortnox skickade filmer och texter om hur fakturatolkning går till. Sedan körde Marie i gång. Hon skickade först ut en information till alla kunder, där hon informerade och förklarade de nya rutinerna.
– Alla klarade inte att lämna in allt material digitalt under Q3, men de flesta. Vi hade även Q4 på oss att få allt helt digitalt, vilket vi lyckades med.
– En del behövde ringa och få det förklarat och vid några få tillfällen satte vi oss ned med kunden. Men det var inte övermäktigt, det gick mycket smidigare än förväntat. Vi investerade tid, men har fått payback genom att vi slipper vänta på material och vi har kunnat arbeta hemifrån i högre utsträckning.
Vad är fakturatolkning?
– Fakturatolkning innebär att leverantörsfakturan skickas till en särskild mejl hos klienten i deras Fortnox databas. Informationen i bilden, belopp, datum, OCR-nummer, tolkas och kopplas automatiskt till rätt verifikat. Vissa av våra kunder har satt upp flödet så att deras leverantörer skickar direkt till Fortnox. Då skickas fakturan ut på digital attest innan den kan betalas.
Slipper vänta och stansa
Skillnaden mot tidigare är att Marie och kollegorna slipper vänta in posten, stansa manuellt och vara beroende av fysiska pärmar.
– Förut behövde vi ha pärmarna med oss för att kunna jobba med avstämningar och bokslut. Men nu är bilderna kopplade till verifikaten och vi kan arbeta var som helst.
Friheten det bästa
Just friheten att kunna jobba var som helst, tycker Marie är det bästa.
– Vi kan jobba hemifrån, vilket underlättar enormt mycket. Sjukfrånvaron är låg för alla trots tiderna som varit, med karantän och försiktighetsåtgärder.
Nöjdare kunder
Dessutom är kunderna väldigt nöjda.
– Jag har kunder som hängt med länge och som inte visste att det här fanns. De blev jätteglada när vi berättade. Nu kan vi alla hjälpa en kund som ringer eftersom vi alla är i systemet och ser samma saker.
Revisorsinloggningen underlättar också och Ordning och redovisning har också börjat göra avstämningar av boksluten i Fortnox Bokslut & Skatt.
Fick hjälp med annat också
Ett extra plus är att hon också fick svar på många andra frågor i mötena med Fortnox Digital PT.
– Jag passade på att bolla saker som ”jag gör så här när jag fakturerar, finns det ett bättre sätt?” Det är ett bra tillfälle att analysera rutiner och leta effektivare och smidigare sätt. Det blir en översyn.
Vad vill du säga till alla som funderar på att digitalisera?
– Att börja! Börja bli digitala för det lönar sig i så många led. Det är den vägen man behöver går för att få nya kunder.
Vill du också sätta ett digitalt arbetssätt men behöver lite stöttning? Då är Fortnox Digital PT – där våra byråexperter hjälper dig igång – perfekt. Läs mer och boka ett möte här redan idag.
Sponsrat innehåll från Fortnox
