Nu är tid att se över fakturaadministrationen

Enligt många bedömare är världen på väg in i en ny kraftig recession, med ökad betalningsstress och minskad förmåga att kunna betala sina leverantörer. Ökade kostnader ger prisökningar, som företag och privatpersoner får svårare att mäkta med.

Tidigare långvariga relationer i affärslivet kan förändras snabbt när någon av parterna hamnar på obestånd. Att när kunder och leverantörer känner osäkerhet ökar risken för en ”katten på råttan effekt”, alltså att ett enstaka betalningsproblem utlöser ett skred av betalningssvårigheter när flera dras med i fallet.

En bolag som haft en sund ekonomi tidigare, och som plötsligt har svårt att få betalt av sina egna kunder, får snart självt problem att betala ut löner och egna leverantörsfakturor.

Vad kan Waya bidra med?

Waya hjälper företag som ställt ut en faktura att få betalt av sina kunder. Ofta kan det vara lättare för en tredje part att se till att fakturan blir betald.Traditionellt är det bolagets säljare eller ekonomiavdelning som kontaktat leverantörer som dröjer med betalningen men detta är förenat med stora risker och riskerar att binda upp stora resurser som borde frigöras till mer långsiktigt värdeskapande. En vanlig invändning mot att ta hjälp med fakturahanteringen är oro för att att arbetsuppgifter skall automatiseras och att bolaget får sämre koll på kassaflödet. Det stämmer inte.

En bra start kan vara att räkna ut hur länge din redovisnings- eller revisionsbyrå i snitt får vänta på era pengar. Alternativt använder du formeln för en av byråns kunder.

Här är en enkel formel:

Kundfordringar/omsättningen x 360 dagar = Antalet dagar ni får vänta för att få betalt från era kunder.

Är svaret i närheten av de betalningsvillkor ni har för era fakturor? Om ditt snitt är era normala betalningsvillkor plus fem dagar har din byrå har ni en välfungerande process. Detta förutsätter givetvis att ni inte har någon manuell handläggning kring fakturaadministrationen.

Får ni i snitt vänta längre på betalningarna, då är bör ni omgående uppgraderar era rutiner.

Här är några enkla steg:

1. Är fakturainnehållet rätt?
2. Önskar mottagaren ett PO/GLN nummer på fakturan?
3. Har ni rätt digital adress till kunden.
4. skickar ni med originalfakturan tillsammans med påminnelser och ev inkassokrav?.
5. Skickar ni alltid ett så kallat ”Final notice” en påminnelse som samtidigt är en sista varning innan ni går till Kronofogdemyndigheten? Med en ”final notice” betalar
   88 procent fakturan och är tacksamma för att slippa Kronofogden.

Läs Wayas White paper som förklarar mer ingående hur ni gör för att få snabbare betalt.

För påminnelse och inkasso, kan inkassogram.se användas gratis.